Para garantir a aprendizagem, vale se perguntar o que é imprescindível para atingi-la. Materiais? Obras de reparo? Formação de professores? As respostas viram uma lista e cada item ganha uma ordem de urgência antes da distribuição dos recursos.
2.CÁLCULO CORRETO DOS GASTOS
Quanto mais detalhado for o planejamento, melhores serão os resultados. Não custa lembrar que a escola pública deve seguir as normas da Lei de Licitações. De acordo com os valores e o tipo de gasto, essa legislação estabelece a obrigatoriedade de haver uma ação que permita a comparação de preços (concorrência, tomada de preços ou carta-convite) antes da contratação do serviço ou da compra de material. Por menor que seja esse gasto, o processo referente a ele deve conter, no mínimo, três orçamentos registrados.
3.ELABORE UM ORÇAMENTO GERAL
Para que o planejamento não desande é preciso estar sempre atento ao fluxo de caixa, ou seja, ao dinheiro que entra e sai diariamente. Como os imprevistos sempre acontecem, como margem de segurança é recomendável prever uma reserva. Outra medida que garante um bom controle da execução orçamentária é cuidar para que sejam emitidos sempre cheques nominais. Esse procedimento facilita o acompanhamento do extrato bancário, o que deve ser feito com frequência.
4.PRESTAÇÃO DE CONTAS TRANSPARENTE
A escola tem de prestar contas de seus gastos à Secretaria de Educação à qual é vinculada, aos executores dos programas de fi nanciamento com os quais estabelece parceria - em períodos estabelecidos previamente por lei ou pelo regulamento da entidade fi nanciadora - e à comunidade. Numa gestão democrática, a comunidade precisa ser informada de todas as aplicações feitas em benefício da escola. Mas isso pode ser divulgado de maneira mais informal, publicando as informações no jornal interno, no mural ou em assembleias com a presença de pais e alunos.
5. COMPROVAÇÃO DE GASTOS
Para garantir o controle interno, porém, é recomendável manter cópias de tudo. A boa organização da papelada é meio caminho andado na hora de justifi car as despesas. Fica mais fácil encontrar os documentos e manipulá-los se estiverem separados por contrato. Uma boa prática é criar uma pasta (ou processo) para cada um. comprovantes, extratos bancários, notas fiscais e recibos, plano de aplicação dos recursos e prestação de contas. São válidos somente os recibos e documentos emitidos em nome da escola. Aqueles em nome de pessoa física ou de terceiros ficam de fora.
